Oleh: Nadia Apriliani (ADRK 2020)

Perencanaan dan pengembangan dalam sebuah sistem atau produk tidak jarang melibatkan metode management planning yang mampu mencegah biaya trial and error, terlebih jika melibatkan biaya yang besar dan waktu terbatas. Process Decision Program Chart (PDPC) dalam metode New Seven Quality Tools digunakan dalam perencanaan kemungkinan (contigent planning) dan penanggulangan (countermeasure) untuk meminimalisasi masalah dan konsekuensi terjadinya failure dalam rencana proyek (Michalski, 1997). Dalam implementasinya, PPDC pada industri digunakan sebagai salah satu metode pengendalian kualitas untuk mengidentifikasi penyebab cacat beserta usulan perbaikan yang paling feasible.

Penggunaan PPDC memerlukan beberapa langkah atau prosedur yang bergantung pada kemampuan problem-solving seorang atau tim yang melakukan analisa, meliputi:

1. Merancang diagram pohon rencana, melibatkan objective pada level utama, aktivitas utama pada level kedua, dan aktivitas pendukung pada level ketiga.
2. Melakukan brainstorming pada setiap aktivitas pendukung untuk mengidentifikasi peluang kesalahan atau kegagalan dalam pengembangan dalam rencana.
3. Mencari penanggulangan (countermeasure) untuk setiap peluang kesalahan atau kegagalan. Penanggulangan dapat berupa aksi yang dapat merubah rencana yang mencegah timbulnya masalah, atau aksi berupa remedy jika masalah terjadi.
4. Menentukan seberapa besar praktikal untuk setiap countermeasure dari segi biaya, waktu, tingkat kesulitan dalam eksekusi, dan efektivitasnya. Penanggulangan yang tidak praktikal dapat ditandai dengan “X” serta “O” untuk penanggulangan yang dinilai praktikal.

Selanjutnya, berikut merupakan beberapa pertanyaan (inquiry questions) yang dapat membantu dalam proses validasi seluruh countermeasure agar dapat mencegah atau mengatasi masalah dan kegagalan yang dapat terjadi.

1. Apa saja input yang harus ada dalam eksekusi rencana? Bagaimana kriteria input yang seharusnya masuk dalam sistem?
2. Apa ekspetasi output yang diharapkan?
3. Apakah ada aktivitas, kondisi, atau proses yang mungkin tidak dapat dikontrol selama eksekusi?
4. Seberapa besar margin of error yang diperbolehkan?
5. Bagaimana penanggulangan yang dilakukan oleh rencana serupa dalam proyek terdahulu?

Oleh karena itu, PPDC marak digunakan dalam beberapa bidang, meliputi research, statistik, inovasi produk, engineering, product management, manajemen, manufaktur, pemasaran, serta quality metrics. Adapun pemodelan analisis rencana dalam bentuk diagram sangat membantu banyak organisasi dan perusahaan dalam memvisualisasikan beberapa rencana pencegahan dan mitigasi dalam proyek mereka. Dengan demikian, hasil akhir (output) yang dihasilkan dapat sesuai dengan kualitas serta target biaya dan waktu yang direncanakan, bahkan sebelum rencana tersebut dilaksanakan.

Sumber:

Michalski, Walter J, (1997). Tool Navigator: The Master Guide for Teams. Portland, Oregon:
Productivity Press.

Mizuno, S., & Bodek, N. (2020). The Process Decision Program Chart (PDPC). In Management for Quality Improvement.

Tague, Nancy R. (2005). The Quality Toolbox. (2nd ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press.